نرم‌افزار مدیریت قرارداد چیست؟ راهنمای انتخاب سامانه CLM برای سازمان‌ها

در بسیاری از سازمان‌ها، قراردادها در ظاهر فرآیند مشخصی دارند: یک واحد درخواست قرارداد را ثبت می‌کند، فایل تهیه می‌شود، واحد حقوقی آن را بررسی می‌کند، مدیران تأیید می‌کنند، طرفین قرارداد را امضا می‌کنند و در نهایت سندی در یک پوشه یا سامانه بایگانی می‌شود.

اما با افزایش تعداد قراردادها، تعدد واحدهای درگیر و گسترش روابط تجاری،  همین فرآیند به یکی از نقاط پرهزینه و دشوار مدیریت سازمان تبدیل می‌شود.

قراردادها در ایمیل‌ها و پوشه‌های مختلف پراکنده می‌شوند، نسخه نهایی همیشه به‌سادگی قابل شناسایی نیست، پیگیری تأییدها به افراد وابسته می‌ماند و اطلاع از وضعیت قراردادها به گزارش‌گیری دستی نیاز پیدا می‌کند. گاهی نیز سازمان پس از امضای قرارداد، دید کافی نسبت به تاریخ‌های مهم، تعهدات و زمان تمدید آن ندارد.

در چنین شرایطی، مسئله صرفاً دیجیتال کردن اسناد نیست؛ بلکه سازمان به راهکاری نیاز دارد که کل فرآیند ایجاد، بررسی، تأیید، امضا، نگهداری و پیگیری قراردادها را یکپارچه و قابل‌کنترل کند.

این همان مسئله‌ای است که نرم‌افزارهای مدیریت قرارداد برای پاسخ‌گویی به آن طراحی شده‌اند.

نرم‌افزار مدیریت قرارداد چیست؟

نرم‌افزار مدیریت قرارداد یا Contract Management Software راهکاری است که به سازمان کمک می‌کند قراردادهای خود را به‌صورت متمرکز مدیریت کند؛ از ثبت درخواست و تولید قرارداد تا گردش تأییدات، امضا، بایگانی و پیگیری وضعیت قرارداد.

در راهکارهای پیشرفته‌تر، این قابلیت‌ها در قالب مفهوم مدیریت چرخه عمر قرارداد (Contract Lifecycle Management یا CLM) ارائه می‌شوند.

CLM صرفاً به نگهداری فایل‌های قرارداد محدود نیست. هدف آن، مدیریت پیوسته مراحل مختلف قرارداد و ایجاد ارتباط میان افراد، اطلاعات، اسناد و فرآیندهای مرتبط است. این رویکرد در راهکارهای سازمانی مانند SAP و DocuSign نیز با قابلیت‌هایی نظیر تولید قرارداد، گردش کار، تأیید، امضا، مخزن متمرکز و مدیریت تاریخ‌های کلیدی دنبال می‌شود.

به بیان ساده، تفاوت اصلی این دو نگاه در دامنه مدیریت است:

• مدیریت فایل قرارداد: نگهداری و دسترسی به سند.

• مدیریت فرآیند قرارداد: کنترل مراحل و گردش تأیید سند.

• مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM): مدیریت یکپارچه فرآیندها و اطلاعات قرارداد از آغاز تا پایان رابطه قراردادی..

یک نرم‌افزار مدیریت قرارداد متناسب با نیاز سازمان می‌تواند بخشی از این قابلیت‌ها یا مجموعه‌ای از آن‌ها را ارائه کند. بنابراین، هنگام انتخاب راهکار باید دامنه واقعی امکانات آن را بررسی کرد و صرفاً به عنوان محصول اکتفا نکرد.

یک قرارداد از چه مراحلی عبور می‌کند؟

چرخه قرارداد در سازمان‌های مختلف ممکن است متفاوت باشد، اما معمولاً مجموعه‌ای از مراحل اصلی را در بر می‌گیرد:

۱. درخواست قرارداد:

واحد کسب‌وکار، منابع انسانی، فروش یا خرید، نیاز به ایجاد یا تمدید قرارداد را ثبت می‌کند.

۲. تهیه و تولید قرارداد:

سند بر اساس اطلاعات طرفین، نوع قرارداد، شرایط همکاری و قالب‌های مورد تأیید سازمان تهیه می‌شود.

۳. بررسی و مذاکره:

واحدهای مسئول و طرف مقابل، مفاد قرارداد را بررسی می‌کنند و در صورت نیاز، اصلاحات انجام می‌شود.

۴. تأیید داخلی:

قرارداد بر اساس قواعد سازمانی برای مدیران، واحد حقوقی، مالی یا سایر تأییدکنندگان ارسال می‌شود.

۵. امضا و نهایی‌سازی:

نسخه نهایی برای امضای اشخاص مجاز ارسال می‌شود و وضعیت تکمیل فرآیند ثبت می‌شود.

۶. بایگانی و دسترسی:

قرارداد نهایی همراه با اطلاعات مرتبط در مخزن سازمانی نگهداری می‌شود.

۷. پایش و مدیریت پس از امضا:

تاریخ‌های مهم، تمدید، خاتمه و سایر موارد قابل پیگیری، مطابق قابلیت‌های سامانه و نیاز سازمان مدیریت می‌شوند.

ارزش CLM در این است که این مراحل به فعالیت‌های جدا از هم تبدیل نشوند. سازمان بتواند وضعیت هر قرارداد را در بستر یک فرآیند مشخص ببیند و مسئولیت هر مرحله را شناسایی کند.

چرا سازمان‌ها به نرم‌افزار مدیریت قرارداد نیاز دارند؟

نیاز به سامانه مدیریت قرارداد معمولاً زمانی جدی می‌شود که روش‌های دستی دیگر پاسخ‌گوی حجم، پیچیدگی یا الزامات کنترلی سازمان نیستند.

۱. پراکندگی اسناد و دشواری دسترسی

وقتی قراردادها در ایمیل، پوشه‌های شخصی، فایل‌های اکسل و سامانه‌های مختلف نگهداری می‌شوند، یافتن نسخه نهایی یا دسترسی به اطلاعات یک قرارداد می‌تواند زمان‌بر باشد.

یک مخزن متمرکز قرارداد، در صورت طراحی صحیح، امکان سازمان‌دهی اسناد، جست‌وجو بر اساس اطلاعات ثبت‌شده و دسترسی متناسب با نقش کاربران را فراهم می‌کند.

۲. وابستگی فرآیندها به پیگیری دستی

در روش‌های سنتی، کارکنان برای اطلاع از وضعیت قرارداد ناچارند با افراد مختلف تماس بگیرند یا ایمیل ارسال کنند.

با تعریف گردش کار، مسئول هر مرحله و وضعیت انجام آن مشخص می‌شود. در نتیجه، پیگیری قرارداد کمتر به حافظه و پیگیری شخصی افراد وابسته خواهد بود.

۳. نبود استاندارد در تولید قراردادها

تهیه قراردادهای مشابه از ابتدا، استفاده از نسخه‌های قدیمی و اصلاح دستی فایل‌ها می‌تواند احتمال خطا و ناهمگونی اسناد را افزایش دهد.

قالب‌های استاندارد و تولید قرارداد بر اساس اطلاعات ساختاریافته، به سازمان کمک می‌کنند فرآیند تهیه اسناد را کنترل‌پذیرتر کند.

۴. دشواری کنترل دسترسی و سوابق

قراردادهای منابع انسانی، اسناد مالی و توافق‌های تجاری ممکن است اطلاعات محرمانه داشته باشند. بنابراین، مشخص‌بودن سطح دسترسی کاربران و امکان بررسی سوابق فعالیت‌ها اهمیت دارد.

یک سامانه سازمانی باید متناسب با نیازهای سازمان، دسترسی‌های نقش‌محور و سوابق قابل بررسی را پشتیبانی کند.

۵. نبود دید مدیریتی نسبت به قراردادها

مدیران برای تصمیم‌گیری به اطلاعاتی فراتر از تعداد فایل‌های بایگانی‌شده نیاز دارند؛ از جمله تعداد قراردادهای در جریان، وضعیت تأییدها، قراردادهای تکمیل‌شده و تاریخ‌های مهم.

داشبوردها و گزارش‌های قراردادی می‌توانند این اطلاعات را در دسترس قرار دهند؛ البته کیفیت گزارش‌ها به ساختار داده‌ها و نحوه ثبت اطلاعات در سامانه نیز وابسته است.

مهم‌ترین قابلیت‌های نرم‌افزار مدیریت قرارداد چیست؟

همه سامانه‌های مدیریت قرارداد امکانات یکسانی ندارند. برای انتخاب یک راهکار سازمانی، بهتر است قابلیت‌ها را بر اساس نیازهای عملیاتی بررسی کنید.

۱. تولید قرارداد با قالب‌های استاندارد

امکان تعریف قالب‌های متناسب با انواع قرارداد، یکی از قابلیت‌های مهم سامانه مدیریت قرارداد است.

برای مثال، سازمان می‌تواند قالب‌های جداگانه‌ای برای قرارداد استخدام، NDA، قرارداد تأمین‌کننده، قرارداد خدمات و قرارداد فروش داشته باشد.

در راهکارهای پیشرفته‌تر، اطلاعات ثبت‌شده در فرم‌ها می‌توانند در بخش‌های مشخص قرارداد قرار بگیرند تا نیاز به ورود تکراری اطلاعات کاهش یابد.

۲. تولید و ارسال گروهی قراردادها

در برخی فرآیندها، سازمان باید تعداد زیادی قرارداد مشابه را در بازه زمانی کوتاهی آماده کند؛ مانند تمدید قرارداد کارکنان یا عقد قرارداد با تعداد زیادی فروشنده و تأمین‌کننده.

قابلیت تولید گروهی، در صورت پشتیبانی سامانه، به سازمان اجازه می‌دهد اطلاعات افراد یا شرکت‌ها را به قالب‌های مناسب متصل کند و اسناد متعددی را در یک فرآیند مدیریت کند.

در این کاربرد، کنترل صحت اطلاعات، تفکیک قراردادها و مشاهده وضعیت هر سند به‌اندازه سرعت تولید اهمیت دارد.

۳. گردش کار و تأیید چندمرحله‌ای

قراردادها معمولاً مسیر یکسانی ندارند.

ممکن است یک توافق‌نامه محرمانگی به تأیید یک مدیر نیاز داشته باشد، اما قرارداد خرید با مبلغ بالا باید توسط واحد خرید، مالی، حقوقی و مدیریت ارشد بررسی شود.

نرم‌افزار مدیریت قرارداد باید متناسب با سطح نیاز سازمان، امکان تعریف گردش کار و تعیین مسئولیت‌ها را فراهم کند.

۴. مدیریت نسخه‌ها و اصلاحات

در فرآیند مذاکره، ممکن است چندین نسخه از قرارداد تهیه شود. تشخیص نسخه نهایی و دسترسی به سوابق تغییرات، برای جلوگیری از استفاده از سند اشتباه اهمیت دارد.

قابلیت‌های کنترل نسخه و ثبت سوابق، بسته به طراحی سامانه، می‌توانند به شفافیت بیشتر فرآیند کمک کنند.

۵. امضای دیجیتال و الکترونیکی

امضا یکی از مراحل مهم چرخه قرارداد است، اما باید میان انواع راهکارهای امضا و سازوکارهای فنی آن‌ها تفاوت قائل شد.

یک CLM می‌تواند قابلیت امضا را در فرآیند قرارداد ادغام کند یا از طریق یکپارچگی با سامانه‌های دیگر به آن متصل شود.

هنگام ارزیابی این قابلیت، باید روش احراز هویت امضاکننده، نوع امضا، سازوکار اعتبارسنجی سند و الزامات حقوقی مرتبط با کاربرد موردنظر بررسی شود.

۶. مخزن متمرکز و جست‌وجوی قراردادها

سامانه باید امکان نگهداری منظم قراردادها و بازیابی آن‌ها را بر اساس اطلاعاتی مانند شماره قرارداد، طرف قرارداد، نوع سند، تاریخ و وضعیت فراهم کند.

ثبت اطلاعات ساختاریافته در کنار فایل نهایی اهمیت زیادی دارد؛ زیرا صرف ذخیره‌سازی فایل‌ها، بدون امکان جست‌وجوی مناسب، الزاماً مسئله دسترسی به اطلاعات را حل نمی‌کند.

۷. یادآوری تاریخ‌های مهم و مدیریت تعهدات

برخی قراردادها دارای تاریخ انقضا، زمان تمدید، سررسید یا نقاط عطف مشخص هستند.

امکان تعریف یادآوری و ثبت اطلاعات مرتبط با این تاریخ‌ها به سازمان کمک می‌کند رویدادهای مهم را بهتر پیگیری کند.

البته مدیریت کامل تعهدات قراردادی ممکن است به قابلیت‌هایی فراتر از ثبت تاریخ و ارسال یادآوری نیاز داشته باشد؛ بنابراین باید دامنه این امکانات در هر محصول جداگانه بررسی شود.

۸. گزارش‌گیری و داشبورد مدیریتی

داشبورد مناسب باید بتواند اطلاعات مورد نیاز نقش‌های مختلف را نمایش دهد؛ برای مثال:

• تعداد قراردادهای در انتظار تأیید؛

• قراردادهای در حال امضا؛

• قراردادهای تکمیل‌شده؛

• قراردادهای هر واحد یا شرکت؛

• قراردادهای نزدیک به تاریخ انقضا؛

• وضعیت فرآیندها و نقاط توقف.

گزارش‌های دقیق زمانی قابل اتکا هستند که وضعیت‌ها، اطلاعات قرارداد و مسئولیت‌ها به‌صورت منظم در سامانه ثبت شوند.

۹. مدیریت دسترسی و ثبت سوابق فعالیت‌ها

در سازمان‌های بزرگ، همه کاربران نباید به همه قراردادها دسترسی داشته باشند.

راهکار مناسب باید بتواند دسترسی را بر اساس نقش، واحد سازمانی یا سایر قواعد تعریف‌شده کنترل کند. همچنین، ثبت سوابق رویدادها می‌تواند امکان بررسی فعالیت‌های مرتبط با قرارداد را فراهم سازد.

۱۰. یکپارچگی با سامانه‌های سازمانی

اگر اطلاعات کارکنان، مشتریان، تأمین‌کنندگان یا سفارش‌ها در سامانه‌های دیگری ثبت می‌شوند، ورود مجدد آن‌ها به فرآیند قرارداد می‌تواند موجب دوباره‌کاری شود.

قابلیت API و یکپارچگی با سیستم‌های منابع انسانی، ERP، CRM یا سایر سامانه‌ها، در صورت پشتیبانی محصول، به ایجاد جریان اطلاعات منسجم‌تر کمک می‌کند.

نرم‌افزار مدیریت قرارداد چه تفاوتی با نرم‌افزار امضای دیجیتال دارد؟

این دو مفهوم مرتبط‌اند، اما یکسان نیستند.

نرم‌افزار امضای دیجیتال بر فرآیند امضا و سازوکارهای مرتبط با آن تمرکز دارد. در مقابل، نرم‌افزار CLM دامنه گسترده‌تری دارد و می‌تواند ایجاد قرارداد، بررسی، مذاکره، گردش تأیید، امضا، نگهداری و مدیریت اطلاعات قرارداد را پوشش دهد.

برای مثال، اگر سازمان فقط به امضای یک سند نهایی نیاز داشته باشد، یک راهکار امضا ممکن است نیاز آن را برطرف کند.

اما اگر سازمان بخواهد بداند قرارداد چگونه ایجاد شده، چه کسانی آن را تأیید کرده‌اند، کدام نسخه نهایی است، وضعیت امضا چیست و قرارداد چه زمانی باید تمدید شود، به قابلیت‌های گسترده‌تری نیاز خواهد داشت.

بنابراین، هنگام انتخاب محصول، بهتر است به‌جای مقایسه صرف عنوان‌ها، فرآیندهایی را که هر سامانه واقعاً پوشش می‌دهد بررسی کنید.

نرم‌افزار مدیریت قرارداد در چه بخش‌هایی از سازمان کاربرد دارد؟

یکی از ویژگی‌های راهکارهای CLM این است که استفاده از آن‌ها به واحد حقوقی محدود نمی‌شود.

منابع انسانی

قراردادهای استخدام، تمدید قرارداد، الحاقیه‌ها، تعهدنامه‌ها و سایر اسناد پرسنلی می‌توانند در یک فرآیند دیجیتال مدیریت شوند. برای سازمان‌های پرجمعیت، تولید گروهی قرارداد و اتصال اسناد به پرونده پرسنلی اهمیت ویژه‌ای دارد.

فروش و توسعه کسب‌وکار

قراردادهای مشتریان، توافق‌نامه‌های همکاری، قراردادهای نمایندگی و اسناد مرتبط با فروش می‌توانند در فرآیندی مشخص از درخواست تا امضا مدیریت شوند.

خرید و زنجیره تأمین

قراردادهای تأمین‌کنندگان، پیمانکاران، ارائه‌دهندگان خدمات و سفارش‌های قراردادی، از جمله کاربردهای مهم مدیریت قرارداد در این حوزه هستند.

امور حقوقی و مالی

واحد حقوقی می‌تواند در فرآیند بررسی و تأیید قراردادها مشارکت داشته باشد و واحد مالی نیز بر اساس سطح دسترسی و نیاز سازمان، به اطلاعات قراردادی موردنیاز دسترسی پیدا کند.

هلدینگ‌ها و سازمان‌های چندشرکتی

در ساختارهای چندشرکتی، امکان تعریف شرکت‌ها، واحدها، نقش‌ها و دسترسی‌های مجزا در کنار گزارش‌گیری متمرکز می‌تواند به ایجاد استانداردهای مشترک و حفظ کنترل سازمانی کمک کند.

چگونه نرم‌افزار مدیریت قرارداد مناسب سازمان خود را انتخاب کنیم؟

انتخاب سامانه مدیریت قرارداد نباید صرفاً بر اساس تعداد قابلیت‌ها یا ظاهر پنل انجام شود. مهم‌تر از همه، محصول باید با فرآیندهای واقعی، ساختار سازمانی و نیازهای کنترلی شما سازگار باشد.

پیش از تصمیم‌گیری، این معیارها را بررسی کنید:

۱. پوشش چرخه قرارداد: آیا سامانه فقط فایل‌ها و امضا را مدیریت می‌کند یا ایجاد، تأیید، بایگانی و مراحل پس از امضا را نیز پوشش می‌دهد؟

۲. انعطاف‌پذیری گردش کار: آیا می‌توان مسیرهای متفاوتی برای انواع قرارداد، واحدها و سطوح تأیید تعریف کرد؟

۳. مدیریت چندشرکتی: اگر هلدینگ هستید، آیا می‌توانید شرکت‌ها، ساختارها و دسترسی‌های مختلف را به‌صورت کنترل‌شده مدیریت کنید؟

۴. تولید قرارداد: آیا سامانه از قالب‌های استاندارد، فرم‌های اطلاعاتی و تولید گروهی اسناد موردنیاز شما پشتیبانی می‌کند؟

۵. امنیت و دسترسی: آیا امکان تعریف مجوزهای متناسب با نقش کاربران، کنترل دسترسی به اسناد و بررسی سوابق فعالیت‌ها وجود دارد؟

۶. قابلیت امضا: آیا روش‌های امضای ارائه‌شده با نیاز فنی، عملیاتی و حقوقی سازمان شما مطابقت دارند؟

۷. یکپارچگی: آیا اتصال به سامانه‌های فعلی سازمان امکان‌پذیر است و چه محدودیت‌هایی دارد؟

۸. گزارش‌گیری: آیا داشبوردها اطلاعاتی ارائه می‌کنند که واقعاً برای مدیران و کارشناسان قابل استفاده باشد؟

۹. استقرار و پشتیبانی: زمان پیاده‌سازی، آموزش کاربران، انتقال اسناد قبلی، پشتیبانی و هزینه نگهداری را بررسی کنید.

۱۰. توسعه‌پذیری: آیا سامانه با رشد تعداد قراردادها، کاربران، شرکت‌ها و پیچیدگی فرآیندها قابل توسعه است؟

پیشنهاد می‌شود پیش از خرید، یک سناریوی واقعی از سازمان خود انتخاب کنید؛ مثلاً تمدید قرارداد کارکنان یا عقد قرارداد با تأمین‌کنندگان. سپس از تأمین‌کننده بخواهید فرآیند را از ابتدا تا انتها در محیط محصول نمایش دهد. این کار تصویر روشن‌تری از تناسب واقعی سامانه با نیاز سازمان ارائه می‌کند.

تراست‌ساین؛ مدیریت یکپارچه اسناد و قراردادهای سازمانی

در انتخاب یک راهکار سازمانی، نکته مهم این است که امضای دیجیتال، تولید اسناد و گردش تأیید تا حد امکان در یک فرآیند منسجم قرار بگیرند؛ نه اینکه سازمان برای هر مرحله ناچار به استفاده از ابزار جداگانه باشد.

تراست‌ساین با رویکرد پلتفرم مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM)، برای مدیریت یکپارچه اسناد و قراردادهای سازمانی طراحی شده است.

این رویکرد، مدیریت قراردادهای پرسنلی و تجاری را در کنار قابلیت‌هایی مانند تولید اسناد، گردش کار، امضای دیجیتال، مدیریت دسترسی و نگهداری متمرکز قراردادها قرار می‌دهد.

بر اساس نیاز و پیکربندی راهکار، سازمان می‌تواند از این قابلیت‌ها برای طراحی فرآیندهای متناسب با ساختار خود استفاده کند.

از قراردادهای پرسنلی تا قراردادهای B2B

کاربردهای مدیریت قرارداد در سازمان‌ها یکسان نیستند. برای مثال:

• منابع انسانی: مدیریت قراردادهای استخدام و تمدید، تعهدنامه‌ها و اسناد پرسنلی؛

• فروش و توسعه کسب‌وکار: مدیریت قرارداد مشتریان و توافق‌نامه‌های تجاری؛

• خرید و تأمین: مدیریت قراردادهای تأمین‌کنندگان و پیمانکاران؛

• هلدینگ‌ها: مدیریت ساختاریافته قراردادها در چند شرکت و واحد سازمانی؛

• عملیات سازمانی: ایجاد گردش کار برای بررسی، تأیید و امضای انواع اسناد.

هدف، صرفاً حذف کاغذ نیست؛ بلکه ایجاد فرآیندی است که وضعیت قرارداد، مسئولیت‌ها و اطلاعات مرتبط با آن قابل پیگیری باشند.

چه زمانی بررسی تراست‌ساین منطقی است؟

اگر سازمان شما با تعداد زیادی قرارداد، چندین واحد تأییدکننده، فرآیندهای تکرارشونده یا نیاز به مدیریت یکپارچه اسناد مواجه است، بررسی یک پلتفرم CLM می‌تواند نقطه شروع مناسبی برای بازطراحی فرآیند قرارداد باشد.

برای ارزیابی تناسب تراست‌ساین با نیاز سازمان، بهتر است نوع قراردادها، تعداد تقریبی اسناد، ساختار تأیید، الزامات امضا و سامانه‌های فعلی خود را مشخص کنید و سپس یک سناریوی عملیاتی را برای بررسی راهکار در نظر بگیرید.

تراست‌ساین؛ از مدیریت اسناد تا مدیریت چرخه عمر قراردادهای سازمانی...

نتیجه گیری

نرم‌افزار مدیریت قرارداد زمانی ارزش واقعی ایجاد می‌کند که صرفاً محل ذخیره اسناد نباشد، بلکه به سازمان کمک کند فرآیندهای قراردادی خود را از ابتدا تا انتها مدیریت کند.

یک راهکار متناسب با نیاز سازمان می‌تواند تولید قرارداد، گردش تأیید، امضا، نگهداری متمرکز، کنترل دسترسی و گزارش‌گیری را در یک محیط یکپارچه قرار دهد. انتخاب درست نیز مستلزم بررسی فرآیندهای واقعی سازمان، الزامات امنیتی، قابلیت‌های فنی و امکان توسعه در آینده است.

برای سازمان‌هایی که به‌دنبال یکپارچه‌سازی این مراحل هستند، مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM) رویکردی فراتر از امضای دیجیتال و بایگانی اسناد ارائه می‌کند؛ رویکردی که قرارداد را از یک فایل منفرد به بخشی قابل‌کنترل از فرآیندهای سازمانی تبدیل می‌سازد.